Использование подсистемы дополнительной финансовой отчётности

1. Начальная настройка подсистемы

Для работы финансовой отчётности необходимо предварительно выполнить дополнительную настройку и провести ряд проверочных действий в АСР LANBilling. Поскольку данный функционал является дополнительным и специфичным по отношению к штатным возможностям, то процедуры обновления необходимые для обеспечения работоспособности подсистемы дополнительной финансовой отчетности не включены в файл штатного обновления update.sql. Данный функционал доступен начиная с версии 1.9.10 Hotfix 1 (LANBilling 1.9) и с версии 2.0.002 (LANBilling 2.0 "Base"). Необходимые для настройки функции необходимо импортировать из файла procedures-sales.sql, поставляемого вместе со сборкой. После этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Проверить таблицу платежей на наличие платежей, для которых не задан класс платежа:

SELECT count(*) FROM payments WHERE class_id IS NULL;

В случае обнаружения подобных платежей необходимо выполнить процедуры связывания платежа с каким-либо из классов платежей из таблицы pay_classes (в каждом конкретном случае процедуры могут отличаться друг от друга и для проверки их применимости необходимо связаться с представителями разработчика;

2. Проверить таблицу содержащую записи о менеджерах системы на наличие сущностей менеджеров, предназначенных для регистрации платежей от внешних платёжных систем (ВПС):

SELECT person_id, login, fio, external_id FROM managers WHERE payments=1;

Для всех подобных записей необходимо задать значение поля external_id, по которому в дальнейшем будет идентифицироваться данная платёжная система;

3. Проверить таблицу классов платежей:

SELECT class_id, name, extern_code FROM pay_classes;

Для всех классов платежей обязательно должно быть задано поле extern_code со значениями из следующего списка:

• 0 - наличный платёж;
• 1 - безналичный платёж;
• 4 - бонус;
• 5 - взаимозачёт;
• 6 - списание дебиторской/кредиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности.

Значение не обязательно должны быть уникальными. То есть несколько классов платежей могут иметь одно и тоже значение поля extern_code;

4. Задать значение опции billing_identity в таблице options. Этот параметр используется при генерации номеров документов о начислениях. При этом номер документа составляется из: <значение billing_identity> + <логин оператора> + <номер документа в рамках оператора с начала года>;

5. Вызвать процедуру call update_sales ('начало года, например 2011-01-01', 'начало текущего открытого периода, например 2011-07-01'). На данном этапе будет выполнена генерация документов о начислениях за предыдущие периоды с начала года по начало открытого периода. Это необходимо для правильной нумерации документов до конца года и правильного расчёта возраста дебиторской задолженности. Если в базе присутствуют абоненты, дебиторская задолженность которых старее, чем начало года, то возможно придётся генерировать документы и за предыдущие года. Поскольку процедура генерации документов достаточно длительная то можно генерировать документы отдельно по месяцам. При том необходимо учитывать, что в пределах каждого года документы должны генерироваться в порядке следования месяцев в году;

6. Вызвать процедуру call update_close_periods ('начало текущего открытого периода, например 2011-07-01'). На данном этапе все платежи и документы о начислениях старше заданной даты привяжутся к соответствующим периодам бухгалтерского учёта;

7. Вызвать процедуру call update_balance_acc ('начало текущего открытого периода, например 2011-07-01'). На данном этапе будет автоматически рассчитано текущее значение поля agreements::balance_acc. Данное поле содержит текущий баланс взаиморасчётов с абонентом, который определяется на основе расчётных документов (начислений и платежей) на основании технического баланса на заданную дату из истории балансов и движения денежных средств и начислений за открытый период. В качестве базовой даты для расчёта балансов взаиморасчётов рекомендуется выбирать дату открытого периода;

8. После завершения настройки необходимо сверить данные в АСР LANBilling с бухгалтерией. Для сверки рекомендуется использовать отчёты:

(a) “Расшифровка начислений по статьям дохода за период” для сверки общих сумм начислений;
(b) “Отчёт по расчётам с контрагентами за период” для сверки задолженностей на начало и конец периода, платежей и начислений по каждому контрагенту;
(c) “Книга продаж” для сверки начислений по каждому договору;
(d) “Отчёт по дебиторской задолженности на заданную дату” для сверки распределения дебиторской задолженности по срокам возникновения задолженности и общей суммы дебиторской задолженности;
(e) “Отчёт по кредиторской задолженности на заданную дату” для сверки распределения кредиторской задолженности по срокам возникновения задолженности и общей суммы кредиторской задолженности.

Все отчёты можно строить как в целом по всем имеющимся данным (по умолчанию), так и по любому из доступных фильтров с помощью задания шаблона поиска.

2. Регламент использования подсистемы

Для правильного построения отчётности необходимо соблюдать следующий регламент работы:

1. После завершения тарифицируемого календарного месяца необходимо убедиться, что все тарифицируемые данные загружены в базу данных АСР LANBilling и все необходимые операции по обсчёту оказанных услуг завершены;

2. Открыть диалог "Действия"/"Генерировать бухгалтерские документы" и задать в качестве действия "Генерация документов о начислениях". В качестве начала периода задать первое число месяца, за который будут генерироваться документы о начислениях (то есть первый день тарифицируемого календарного месяца). В качестве даты выписки документов задать последний день тарифицируемого календарного месяца. При необходимости можно задать фильтр для отбора договоров для которых будут сгенерированы документы. Запустить генерацию документов о начислениях. Документы о начислениях за незакрытый период можно генерировать столько раз, сколько это необходимо;

3. Открыть диалог “Действия”/”Генерировать счета” и сгенерировать необходимые печатные бланки документов Акт(финотчётность), Счёт(финотчётность) и Счёт-фактура(финотчётность) за тарифицируемый календарный месяц. Эти бланки будут генерироваться на основании ранее сгенерированных документов о начислениях;

4. Открыть диалог “Опции”/”Общие” и закрыть тарифицируемый месяц;

5. Теперь с помощью диалога “Действия”/”Генерировать отчёты” можно сгенерировать отчётные документы за только что тарифицированный месяц. В случае обнаружения ошибок в отчётах можно снова открыть месяц, откорректировать данные и повторить всю процедуру заново.

3. Классификация платежей

Используется следующий алгоритм классификации платежей:

1. Тип 2 (платёж переводом) вычисляется по значению поля from_agrm_id таблицы payments. Если это поле отлично от NULL, то данный платёж имеет тип 2 вне зависимости от класса платежа;

2. Тип 3 (платёж через ВПС) вычисляется по значению поля payments менеджера (таблица managers), от имени которого изначально был зарегистрирован платёж. Если поле payments равно 1, то данный платёж имеет тип 3 вне зависимости от класса платежа;

3. Во всех остальных случаях тип платежа соответствует значению, заданному в поле exnern_code из таблицы pay_classes.

4. Классификация контрагентов на аффилированных и сторонних

Контрагенты классифицируются на аффилированных и сторонних по значению параметра affiliate. Если данный параметр для контрагента не задан, то для операторов он по умолчанию равен 1, а для всех остальных - 0.

5. Классификация контрагентов на резидентов и нерезидентов

Контрагенты классифицируются на резидентов и нерезидентов по значению параметра country. Если данный параметр задан, то контрагент считается нерезидентом.

6. Печатные бланки

Документы Акт(финотчётность), Счёт(финотчётность) и Счёт-фактура(финотчётность) генерируются на основании уже имеющихся в базе документов о начислениях. То есть их можно рассматривать как печатные бланки соответствующих документов. Бланки будут сгенерированы только для тех абонентов, для которых за заданный период существуют документы о начислениях. Однако задавая фильтр отчётов можно сгенерировать бланки только для выбранной группы абонентов (например счета-фактуры можно генерировать только для абонентов юр.лиц). Дата документа, его номер и остальные параметры будут подставлены в бланк из соответствующего документа о начислениях. Данный набор бланков может быть сгенерирован только для документов о начисления, которые относятся к открытому периоду.

7. Финансовые отчёты

Финансовые отчёты предназначены для получения агрегированных данных по закрытым периодам в том или ином разрезе. Во всех отчётах учитывается фильтр по договорам, заданный при настройке отчёта. То есть если список абонентов ограничен юридическими лицами, то, например, в отчёт по платежам через ВПС попадут только платежи по договорам для данных абонентов.

7.1 Отчёт по дебиторской задолженности на заданную дату

Данный отчёт формируется по следующему алгоритму:

1. Для всех договоров, отобранных по фильтру, заданному в настройках отчёта, вычисляется задолженность на заданную дату;

2. Если эта задолженность меньше нуля (то есть данная задолженность является дебиторской), то выполняется распределение всей суммы задолженности на документы о начислениях, отнесённых к периоду до заданной даты. При этом задолженность распределяется от самого позднего документа к самому раннему. Таким образом все суммы задолженностей привязываются к датам по датам документов о начислениях;

3. Задолженность относится на тот или иной период в зависимости от разницы между датой, на которую рассчитывается задолженность и датой возникновения задолженности.

7.2 Отчёт по кредиторской задолженности на заданную дату

Данный отчёт формируется точно так же как и отчёт по дебиторской задолженности с той разницей, что отбираются задолженности больше нуля и разносятся они по платежам, а не документам о начислениях.

7.3 Расшифровка платежей, поступивших через ВПС за период

Данный отчёт формируется по следующему алгоритму:

1. Отбираются все платежи через ВПС для договоров, отобранных по фильтру, заданному в настройках отчёта за заданный период;

2. Платежи группируются по идентификаторам платёжных систем, определённых в таблице managers.

7.4 Расшифровка начислений по статьям доходов за период

Данный отчёт формируется по следующему алгоритму:

1. Отбираются все документы о начислениях для договоров, отобранных по фильтру, заданному в настройках отчёта за заданный период;

2. Выполняется группировка начислений по типам контрагентов (юридические/физические лица) и видам услуг.

7.5 Расшифровка дебиторской задолженности по клиентам на заданную дату

Данный отчёт формируется по следующему алгоритму:

1. Для всех договоров, отобранных по фильтру, заданному в настройках отчёта, вычисляется задолженность на заданную дату;

2. Если эта задолженность меньше нуля (то есть данная задолженность является дебиторской), то выполняется распределение всей суммы задолженности на документы о начислениях, отнесённых к периоду до заданной даты. При этом задолженность распределяется от самого позднего документа к самому раннему. Таким образом все суммы задолженностей привязываются к датам по датам документов о начислениях;

3. Полученные данные группируются по контрагентам и выводятся в алфавитном порядке контрагентов и в порядке увеличения даты возникновения задолженности.

7.6 Расчёт резерва сомнительных долгов

Данный отчёт формируется полностью аналогично отчёту по дебиторской задолженности на заданную дату с той разницей, что группировка выполняется по другим периодам и с учётом аффилированности контрагентов.

7.7 Акт инвентаризации

Акт инвентаризации состоит из трёх частей. Все три части формируются на основании рассчитанных и распределённых по документам задолженностей по отобранным с помощью фильтра договорам на заданную дату:

1. По дебиторской задолженности выводится список всех контрагентов с дебиторской задолженностью. При этом юридические лица выводятся отдельной строкой по каждому юридическому лицу, а физические - общей строкой в конце данной части отчёта. При этом просроченной дебиторской задолженностью считается задолженность, возраст которой больше трёх лет от заданной даты формирования отчёта;

2. Вывод кредиторской задолженности полностью аналогичен дебиторской;

3. Справка к акту представляет собой список документов, на которые распределена дебиторская и кредиторская задолженность в алфавитном порядке контрагентов и по возрастанию даты возникновения задолженности. В справке отражаются только документы юридических лиц.

7.8 Расшифровка начислений по клиентам

Данный отчёт формируется полностью аналогично расшифровке начислений по статьям дохода за период, но с группировкой по клиентам, а не по их типам.

7.9 Оборотно-сальдовая ведомость

Данный отчёт формируется по договорам, отобранным с помощью заданного фильтра, по следующему алгоритму:

1. Оказанные услуги:

(a) Начисление выручки в текущем периоде представляет собой сумму документов о начислениях заданного периода, отнесённым к заданному периоду для аффилированных операторов;
(b) Начисление выручки за прошлые года(периоды) представляет собой сумму документов о начислениях прошлых периодов, отнесённых к заданному периоду для аффилированных операторов;
(c) Начисление НДС в текущем периоде равна сумме НДС по документам о начислениях заданного периода, отнесённым к заданному периоду для аффилированных операторов;
(d) Начисление НДС за прошлые года(периоды) представляет собой сумму НДС по документам о начислениях прошлых периодов, отнесённых к заданному периоду для аффилированных операторов;
(e) Оплата клиента безналичная состоит из суммы безналичных платежей (тип 1) с положительной суммой заданного периода, отнесённых к заданному периоду для аффилированных операторов;
(f) Оплата клиента наличная состоит из суммы наличных платежей (тип 0) с положительной суммой заданного периода, отнесённых к заданному периоду для аффилированных операторов;
(g) Оплата клиента через ВПС состоит из суммы платежей через ВПС (тип 3) заданного периода, отнесённых к заданному периоду для аффилированных операторов;
(h) Оплата клиента через агента состоит из суммы платежей через агента (тип платежа 2 с указанием в качестве источника перевода платежа договора агента) заданного периода, отнесённых к заданному периоду для аффилированных операторов;
(i) Оплата аванса клиентом безналичная не рассчитывается;
(j) Оплата аванса клиентом наличная не рассчитывается;
(k) Оплата аванса клиентом через ВПС не рассчитывается;
(l) Ооплата аванса клиентом через агента не рассчитывается;
(m) Возврат аванса клиенту наличный состоит из суммы наличных платежей (тип 0) с отрицательной суммой заданного периода, отнесённых к заданному периоду для аффилированных операторов;
(n) Возврат аванса клиенту безналичный состоит из суммы безналичных платежей (тип 1) с отрицательной суммой заданного периода, отнесённых к заданному периоду для аффилированных операторов;
(o) Оплата агента не рассчитывается;
(p) Оплата ВПС не рассчитывается;
(q) Начисление бонусов клиенту состоит из суммы бонусных платежей (тип 4) заданного периода отнесённых к заданному периоду для аффилированных операторов;
(r) Взаимозачёт не рассчитывается;
(s) Списание дебиторской задолженности состоит из суммы платежей списания задолженностей (тип 6) с положительной суммой заданного периода, отнесённых к заданному периоду для аффилированных операторов;
(t) Списание кредиторской задолженности состоит из суммы платежей списания задолженностей (тип 6) с отрицательной суммой заданного периода, отнесённых к заданному периоду для аффилированных операторов;
(u) Начисление НДС авансов не рассчитывается;
(v) Зачёт аванса не рассчитывается;
(w) Аванс на имя оператора не рассчитывается;
(x) НДС к восстановлению не рассчитывается;

2. Услуги, оказанные по агентской схеме:

(a) Начисление выручки в текущем периоде представляет собой сумму документов о начислениях заданного периода, отнесённым к заданному периоду для не аффилированных операторов;
(b) Оплата клиента безналичная состоит из суммы безналичных платежей (тип 1) с положительной суммой заданного периода, отнесённых к заданному периоду для не аффилированных операторов;
(c) Оплата клиента наличная состоит из суммы наличных платежей (тип 0) с положительной суммой заданного периода, отнесённых к заданному периоду для не аффилированных операторов;
(d) Оплата клиента через ВПС состоит из суммы платежей через ВПС (тип 3) заданного периода, отнесённых к заданному периоду для не аффилированных операторов;
(e) Оплата клиента через агента состоит из суммы платежей через агента (тип платежа 2 с указанием в качестве источника перевода платежа договора агента) заданного периода, отнесённых к заданному периоду для не аффилированных операторов;
(f) Оплата аванса клиентом безналичная не рассчитывается;
(g) Оплата аванса клиентом наличная не рассчитывается;
(h) Оплата аванса клиентом через ВПС не рассчитывается;
(i) Оплата аванса клиентом через агента не рассчитывается;
(j) Возврат аванса клиенту наличный состоит из суммы наличных платежей (тип 0) с отрицательной суммой заданного периода, отнесённых к заданному периоду для не аффилированных операторов;
(k) Возврат аванса клиенту безналичный состоит из суммы безналичных платежей (тип 1) с отрицательной суммой заданного периода, отнесённых к заданному периоду для не аффилированных операторов;
(l) Перевод задолженности с одного договора на другой не рассчитывается;
(m) Списание дебиторской задолженности состоит из суммы платежей списания задолженностей (тип 6) с положительной суммой заданного периода, отнесённых к заданному периоду для не аффилированных операторов;
(n) Зачёт аванса не рассчитывается;
(o) Аванс не рассчитывается.

7.10 Оборотно-сальдовая ведомость по агентским договорам

Данный отчёт полностью аналогичен второй части общей оборотно-сальдовой ведомости.

7.11 Отчёт по счетам-фактурам, выставленным нерезидентам

Данный отчёт представляет собой список документов о начислениях по отобранным с помощью фильтра договорам, для владельцов которых задана страна регистрации (см. раздел [sec:классификация-резидентность]).

7.12 Отчёт по расчётам с контрагентами за период

Данный отчёт формируется по следующему алгоритму:

1. Для договоров, отобранных по заданному фильтру, рассчитывается задолженность на начало заданного периода;

2. Для тех же договоров на основании платежей и документов о начислениях рассчитываются обороты по дебету и кредиту за заданный период;

3. Для тех же договоров рассчитывается задолженность на конец заданного периода;

4. Задолженности и обороты группируются по контрагентам и выводятся в алфавитном порядке.

7.13 Книга продаж

Данный отчёт представляет собой стандартную книгу продаж, сформированную из документов о начислениях по отобранным с помощью фильтра договорам, оформленных за заданный период и отнесённых к заданному периоду. Данный отчёт предназначен исключительно для справки, так как в него войдут только документы, зарегистрированные в АСР LANBilling.

7.14 Дополнительный лист книги продаж

Данный отчёт представляет собой стандартный дополнительный лист книги продаж, сформированный из документов о начислениях по отобранным с помощью фильтра договорам, оформленных за заданный период, но отнесённых к будущим периодам. Данный отчёт предназначен исключительно для справки, так как в него войдут только документы, зарегистрированные в АСР LANBilling.